מפעל מכובד ומיוחד התעניין בלמידה חוויתית בתוך תהליך אסטרטגי. הסוגיה הייתה שיפור האפקטיביות של תהליכי עבודה בקו הייצור. חשבנו וחשבנו, אחר כך גם קצת שיחקנו בלגו כדי לקדם את החשיבה 🙂 הסוגיה הראשונה שביקשנו להבהיר היא מה הכוונה במושגים שיפור ואפקטיביות מצד הלקוח, במקרה הזה, מנהל המפעל. מתוך הדיאלוג עמו הבנו שיש מספר אתגרים בתהליך התיאום והסינכרון בתוך היחידה, כמו גם בין יחידת הייצור לממשקים להם היחידה מעניקה שירות. יצאנו מנקודת הנחה שיש קשר בין הדברים. לאחר מכן ביקשנו להבין את התמונה הרחבה ביותר של מרחב הלמידה החוויתי בתוך התהליך האסטרטגי. בכל פגישה עם לקוח המבקש מאיתנו להיכנס לתוך מקטע מסוים בתוך מפגש או מפגשים, חשוב לנו לומר מראש שאם החוויה לא מתממשקת עם המהלך הגדול יותר שמבקשים להשיג, החוויה נשארת בגדר חוויה ולא נוצרת למידה. זו למעשה "סדנת בידור", רעה חולה במחוזותינו, ואנחנו מראש לא נכנסים למקומות הללו.
המהלך שמנהל המפעל ביקש לקדם היה להתחיל ולייצר שיח שמדבר במונחים של מדידה, בקרה והתמודדות עם תקלות איכות. הלוגיקה של המהלך הייתה שאם המערכת תתחיל "לדבר" במונחים מדידים בתהליכי הייצור, הרי היכולת של כל גורם נתון בתוך המערכת להבין האם הקו עומד בהספקים, מהו הרכש הנוסף שצריך לבצע ולאילו "בלתמ"ים צפויים" ניתן להיערך, תשתפר בצורה משמעותית. החלטנו לערוך סימולציה משחקית שתשחזר ותייצר הקבלה לעבודה יומיומית של מנהלי הקו. במילותיה של היועצת המופלאה טובה אורבוך: "הזרה של המוכר". יצרנו מפעל של מכוניות מרוץ (מלגו כמובן) שבו לכל מנהל הייתה הגדרת משימה מדויקת, כולל תחומי פעילות מול הממשקים השונים. החלטנו יחד עם מנהל המפעל שבסבב הראשון כל בעל תפקיד ישחק דמות מולה הוא עובד בעבודה השגרתית ולאחר מכן נחזיר את כולם לתפקידי הליבה שלהם. המשימה הייתה להרכיב עשר מכוניות מרוץ בעשר דקות. כל החומרים לתכנון וביצוע עמדו לרשותם בחדר. בתוך הסימולציה הכנסנו תקלות מובנות והוספנו בלת"מים הן מול הממשקים החיצוניים (דרישת לקוחות למשל) והן בממשקים הפנימיים (חופשות של עובדים למשל).
בסבב הראשון הצוות לא הצליח לעמוד במשימה וניהלנו שיח רפלקטיבי בניסיון להבין מדוע. התוצר אחרי יותר מעשר דקות היה שתי מכוניות מרוץ. הצוות נשאל כמה זמן תכנון הוא צריך וכינסנו "ישיבת מנהלים" של 15 דקות. אחד הדברים המעניינים לצפייה בסבב הראשון היה שהקבוצה השתמשה בחלק מזערי ממרחב העשייה הפוטנציאלי שלה ולא השתמשה בחלק ניכר מהכלים שעמדו לרשותם. בתהליך התכנון של הסבב השני הגדירה הקבוצה חלוקת קוים, יצרה אבות טיפוס, הגדירה בצורה מדויקת את פרוטוקול הבניה ובעיקר תיאמו והבינו את גבולות הגזרה של כל בעל תפקיד. לאחר תשע דקות הצוות צלח בהצלחה את המשימה- שכללה גם מבחני ריסוק, עיצוב ומהירות. היה תכנון לעבור מיידית לסבב שלישי, אך הורגש שלקבוצה "בוער" לדבר על התהליך ולהתחיל לייצר את ההקבלות. באופן ספונטני התיישבנו ליד שולחן ביצוע המשימה וכל מנהל השליך את האתגרים והמורכבות מהמשחק לפעילות שלו.
נושאים מרתקים צפו: החל מהתקשורת הפנים ארגונית ועד סוגיות של מנהיגות, חניכה והבנת תכלית המשימות בדרגי השטח. לאחר הדיון שאלנו את הצוות כמה זמן ייקח לו כעת, לאחר כל התובנות וההתנסויות, לבצע את המשימה. הצוות חשב שיוכל לקצץ דקה או שתיים ולהגיע לרמת ביצוע של שבע דקות. הצוות התארגן מחדש לביצוע והצליח להרכיב את המכוניות בשלוש דקות! שיפור מתמיד בReal Time 🙂
בסבב האחרון התבקש כל מנהל להתייחס לתובנה אחת שהוא לוקח מתוך המפגש. חלק מהמנהלים דיברו על ההבנה שרמת הבקרה האישית שלהם בשטח דורשת שיפור, הרבה מנהלים דיברנו על יצירת מערכת קשרים אחרת מול הכפופים להם, חלק התמקדו בטיוב הבהרת הציפיות לגבי המשימות וחלק שמו דגש על חשיפת התמונה הגדולה של המשימה לעובדים שלהם ככלי מחבר.
לתפיסתנו הצלחתה של סדנה תלויה ביכולת של התהליך לייצר אנרגיה של עשיה, שמחה ועניין בחדר. אין ספק שלתהליך המשחקי היה חלק בכך, אבל חשוב להדגיש שחלק מרכזי מההצלחה היה התמהיל האנושי הנפלא: מנהלים מקצוענים בתחומם, אחראיים, מסורים ופתוחים.
למתעניינים בסדנת Nascar לשיפור תהליכי קו ייצור, ניתן ללחוץ כאן.
